Chargée d'Accueil en Charge des Services à la Population - Commune de la Bourboule H/F - Fonction publique Territoriale

Gestion et suivi des services à la population et des élections

o Tâches principales :
? Etat civil :
- Réception des déclarations de naissance, reconnaissances, décès
- Rédaction, transcription, mise à jour des actes
- Publicité des actes d'état civil (envoi, avis, mentions)
- Tenue des bulletins statistiques Insee
- Délivrance des extraits et copies d'actes
- Formalités de gestion des registres de l'état civil
- Accueil des futurs époux, information sur le mariage, présence aux cérémonies
- Accueil des parents et information sur le parrainage civil,
- PACS : accueil, information, présence à l'enregistrement

? Administration du cimetière
- Titres de concession et fichier cimetière (tenue et mise à jour)
- Procédures de reprise des concessions à l'état d'abandon
- Autorisations de travaux
- Autorisations d'exhumations/inhumations

? CCAS
- Accueil, écoute, information, prise de RDV avec le maire adjoint chargé des affaires sociales
- Orientation vers les services compétents (assistante sociale, CAF, CPAM...)
- Constitution et gestion des dossiers d'aide sociale
- Mise à jour des fichiers et coordination de manifestations ou projets (plan canicule, colis Noël, repas...)
- Rédaction de projet de courriers et saisie
- Secrétariat du CCAS (y compris participation aux séances)

? Elections
- Information et réception des demandes d'inscription sur les listes électorales
- Préparation et participation aux travaux de la commission de révision des listes électorales
- Gestion de la liste électorale
- Préparation, mise en place des scrutins électoraux

? Recensement de la population (tous les 5 ans)
- Constitution des districts
- Participation au recrutement des agents
- Participation à leur formation
- Organisation des plannings
- Participation au suivi de la collecte
- Saisie informatique des données

? Recensement au service national : information et formalités et transmissions des données

? Cartes d'identités, passeports, titres de séjour : information des demandeurs, renvoi vers les mairies équipées

? Gestion du courrier arrivé : ouverture et tri du courrier, gestion des boites mails

? Standard téléphonique, accueil physique
- Aiguillage des appels vers le bon interlocuteur
- Renseignement du public

o Tâches accessoires :
? Remplacement équipe (travail en binôme)
? Organisation d'envoi de courrier en nombre

? Compétences théoriques et techniques (« savoir-faire » et « savoir ») :
Savoir-faire :
? Sécurisation des actes (respect des procédures et de la réglementation)
? Aptitudes à la dématérialisation
? Aptitudes rédactionnelles (notes, rapports, courriers)
? Veille juridique
Savoir :
? Solides connaissances dans la législation relative aux domaines couverts par le poste (élections, état civil, cimetière, affaires sociales...)
? Connaissance du fonctionnement général des collectivités territoriales
? Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») de l'agent dans l'exercice de ses fonctions :
? Disponibilité, écoute
? Discrétion
? Organisation, coordination, méthode et rigueur
? Réactivité
? Grande autonomie
? Travail en équipe et en binôme
? Diplomatie et très bon relationnel

• Accueil du client
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique