Adjoint Administratif en Établissement Pénitentiaire - Cp Poitiers Vivonne H/F - 03

Sous l'autorité de son chef de service, l'adjoint administratif, peut exercer différentes missions dans les services ci-dessous :
Secrétariat de direction : traitement du courrier, mise en forme et diffusion de courriers externes et des notes de service, enregistrement et transmission des correspondances et des notes de service, préparation des dossiers, accueil téléphonique et filtrage d'appels réceptionnés à l'attention du chef(fe) d'établissement et ou ses adjoint(e)s, prise de rendez-vous et gestion des agendas, organisation matérielle des réunions, relevé de conclusions de certaines réunions , gestion annuelle des bilans d'activité, suivi du plan de classement et de l'archivage, etc... réponses téléphoniques, organisation du classement. Ressources humaines : gestion de la carrière des agents, des situations particulières (CMO, CLM, CLD...), informations et conseil aux agents selon les procédures, suivi de la médecine du travail, élaboration et rédaction de documents administratifs, saisie des données des agents sur le logiciel HARMONIE, suivi des tableaux de bord, suivi et mise à jour des dossiers individuels des agents, des procédures DIADEM/HARMONIE. Economat : Gestion des achats : centralisation de l'expression des besoins, recherche des solutions pertinentes, demandes de devis, passage de commandes auprès des fournisseurs, contrôle des commandes et livraisons, tenue des tableaux de suivi, suivi des relations commerciales et administratives.Gestion matérielle: contrôle des stocks de mobiliers et fournitures, gestion de la campagne de dotation de matériels des personnels de détention. Gestion budgétaire: contrôle des pièces d'engagement, saisie des demandes d'achats, des services faits, tenue de lacompta.

Bureau de la gestion de la détention: mise en oeuvre des demandes d'accès téléphonie, contrôle des affectations, de la présence des justificatifs, des interdictions de communiquer, enregistrement des correspondants dans l'applicatif TELIO et réponses aux requêtes, classement des dossiers téléphonie au greffe, lors de libérations et transferts, collecte des éléments nécessaires à la réponse des recours, des saisines de la MDEJ et/ou des avocats, tenue des tableaux de bord.Régie des comptes nominatifs: Comptabilité: passage et suivi des écritures comptables, encaissement et vérification des recettes, vérification des pièces de dépenses, règlement des dépenses, ajustements de caisse, validation des écritures, clôture périodique des comptes. Gestion des comptes nominatifs: enregistrement des bijoux, des valeurs et des mandats lors des entrées et sorties, suivi des dépenses liées aux achats en cantine (télévision, réfrigérateur, etc.), aux mandats et subsides par virement par les personnes détenues, prélèvement des amendes, des avis à tiers détenteur, des dégradations, suivi des versements effectués au profit des victimes, contrôle de la régularité des écritures comptables, des dépenses liées aux achats à caractère exceptionnel, notification à la population pénale des différentes amendes et/ou condamnations pécuniaires.Greffe: Mise en oeuvre des formalités d'écrou: exécution des formalités d'écrou, tenue des registres entrées et sorties, contrôle de l'effectif avec les services de la détention, création des certificats de présence, programmation et saisie des extractions et transferts judiciaires en relation avec les Pôles de Rattachement des Extractions Judiciaires (PREJ), contrôle des libérables journaliers, saisie des pièces de justice, établissement des voies de recours (demandes de mises en liberté, et appels), gestion des archives, classement, statistiques. Prise en charge de l'individualisation de la peine: contrôle des dossiers des personnes condamnées, détermination du crédit de réduction de peine (CRP) en fonction de la peine, de la date d'examen en Commission de l'Application des peines (CAP) pour les réductions de peine supplémentaires (RPS) et libérations sous contrainte (LSC), établissement du rôle de la CAP, saisie des décisions, notification aux personnes détenues des décisions de la CAP, constitution des dossiers d'aménagement de peine et transmission au Juge de l'Application des peines (JAP), saisie des décisions prises par le JAP, statistiques. Autres: traitement des voies de recours, constitution des dossiers d'orientation et de changement d'affectation, programmation des mouvements, relations avec les autorités et les partenaires internes et externes.