Assistant de Direction - Saint Amand Montrond H/F - Communes

- Accueil physique et téléphonique ;
- Secrétariat et gestion administrative du Département.

1. Accueil et orientation du public
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et collaborateurs ;
- Informer, orienter et conseiller les interlocuteurs vers les services compétents.

2. Secrétariat et gestion administrative du Département
- Assurer la gestion des agendas et la prise de rendez-vous ;
- Gérer le courrier entrant et sortant ;
- Rédiger des courriers, notes et documents administratifs ;
- Participer à la préparation des délibérations ;
- Suivre les demandes d'interventions (services techniques, informatique...) ;
- Gérer la logistique du service (fournitures, matériel, véhicules, ordres de mission) ;
- Organiser les réunions (réservation, préparation des dossiers, comptes rendus) ;
- Assurer le suivi des échéances administratives ;
- Contribuer à la mise à jour du site internet et au suivi du RGPD.

3. Gestion de l'archivage
- Assurer l'archivage et le classement de documents du Département.

4. Instruction de dossiers administratifs
- Instruire les certificats d'urbanisme de simple information ;
- Traiter les déclarations d'intention d'aliéner (DIA) ;
- Gérer les demandes d'alignement, de numérotage et les questionnaires environnementaux.

5. Suivi des opérations de voirie et d'adressage
- Suivre les opérations d'alignement et de dénomination des voies ;
- Organiser et suivre les rendez-vous sur site ;
- Gérer le numérotage des voies et alimenter la Base d'Adresse Locale ;
- Proposer et suivre les dénominations de voies.

6. Appui administratif aux différentes compétences du Département
- Enregistrer les dossiers d'instruction (droit des sols, enseignes et publicité) ;
- Suivre l'affichage des arrêtés ;
- Assurer le suivi des taxes foncières ;
- Préparer la Commission Communale des Impôts Directs ;
- Participer au suivi de la gestion des biens immobiliers et des conventions.

Ces missions et activités sont évolutives en fonction des besoins de la Collectivité.

Savoirs (connaissances théoriques)
- Connaissance de la réglementation en urbanisme ;
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Savoir-faire (compétences pratiques)
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels métiers ;
- Capacités rédactionnelles ;
- Gestion administrative et organisation du travail.

Savoir-être (qualités personnelles)
- Très bon relationnel et sens du travail en équipe ;
- Rigueur, organisation et capacité à rendre compte ;
- Capacité d'adaptation et sens de l'initiative ;
- Discrétion, loyauté et impartialité ;
- Sens du service public.

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion des rendez-vous
• Compétences rédactionnelles
• Traitement du courrier